DentaXTerminausfälle in der Zahnarztpraxis senken: So vermeiden Sie No-Shows
Ein Patient, der nicht erscheint, hinterlässt einen leeren Behandlungsstuhl und entgangenen Umsatz, und in einer kleinen Praxis summieren sich ein paar versäumte Termine pro Woche schnell. Die meisten Terminausfälle lassen sich mit einfachen Gewohnheiten statt teurer Werkzeuge verringern. Hier sind die, die sich in der Praxis am besten bewähren.
Am Vortag bestätigen lassen, nicht erst am Tag selbst
Ein kurzer Anruf oder eine Nachricht am Vortag fängt die meisten vergessenen Termine ab und gibt Ihnen Zeit, den Platz neu zu vergeben. Bitten Sie Patienten um eine Bestätigung, statt sie nur zu informieren, denn eine Antwort schafft eine kleine Verbindlichkeit. Notieren Sie, wer erfahrungsgemäß eine Erinnerung braucht, und kontaktieren Sie diese Personen zuerst.
Den Folgetermin vor dem Gehen vereinbaren
Patienten kommen deutlich zuverlässiger wieder, wenn der nächste Termin bereits im Kalender steht. Machen Sie die Terminvergabe zum festen Teil des Abschlusses und schreiben Sie das Datum auf. Eine kurze Erklärung, warum der nächste Besuch wichtig ist, etwa weil eine Behandlung in Etappen abgeschlossen wird, verbessert ebenfalls die Erscheinungsquote.
Eine kurze Warteliste führen und Muster erkennen
Führen Sie eine Liste von Patienten, die einen früheren Termin nehmen würden, damit eine Absage am selben Tag gefüllt werden kann. Notieren Sie über einige Monate, wer Termine verpasst und an welchen Wochentagen oder zu welchen Uhrzeiten. Muster zeigen, wo eine Änderung helfen würde, etwa eine andere Terminlegung für bestimmte Behandlungen.
Checkliste: weniger Terminausfälle
- Patienten am Vortag kontaktieren und um Bestätigung bitten
- Den Folgetermin vereinbaren, bevor der Patient geht
- Erklären, warum der nächste Termin wichtig ist
- Eine kurze Warteliste für Absagen führen
- Wiederholte Ausfälle samt Wochentagen oder Uhrzeiten notieren
- Eine einfache, höfliche Absageregelung festlegen und kommunizieren
Häufig gestellte Fragen
Wie früh sollte ich Patienten an den Termin erinnern?
Viele Praxen melden sich ein bis zwei Tage vorher, sodass genug Zeit bleibt, einen abgesagten Platz neu zu vergeben. Wählen Sie den Zeitpunkt, der zum Antwortverhalten Ihrer Patienten passt.
Sollte ich versäumte Termine berechnen?
Manche Praxen tun das, andere bevorzugen eine klare Absageregelung ohne Gebühren. Berücksichtigen Sie rechtliche Vorgaben und Ihren Patientenstamm, bevor Sie Gebühren einführen, und kommunizieren Sie die Regelung vorab.
Was ist eine normale Ausfallquote in einer Zahnarztpraxis?
Sie schwankt stark je nach Land, Praxistyp und Patientengruppe, daher gibt es keinen einheitlichen Richtwert. Messen Sie Ihre eigene Quote über einige Monate und versuchen Sie, sie von dort aus zu senken.
Den Terminplan vom Smartphone aus führen
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