DentaXPapieren of digitaal patiëntendossier in de tandartspraktijk: wat verandert er?
Veel kleine tandartspraktijken werken nog met papieren kaarten, een afsprakenagenda en een schrift voor betalingen. Dat werkt tot er een dossier zoekraakt, handschrift verkeerd wordt gelezen of een map beschadigd raakt. Deze gids vergelijkt papier en digitaal eerlijk, zodat je kunt beslissen of en hoe je overstapt.
Waar papier standhoudt en waar het tekortschiet
Papier heeft geen batterij, wachtwoord of training nodig, en daarom blijft het bestaan. De problemen ontstaan bij grotere aantallen: een oud dossier terugvinden kost tijd, handschrift leidt tot leesfouten, medische waarschuwingen worden makkelijk over het hoofd gezien, en één waterschade, brand of zoekgeraakte map kan jaren aan geschiedenis wissen, omdat er maar één exemplaar is.
Wat digitale dossiers dagelijks veranderen
Met digitale dossiers vind je een patiënt op naam of telefoonnummer, zie je afspraken, behandelgeschiedenis en openstaand bedrag op één scherm en kun je allergieën of aandoeningen markeren zodat ze bij elke keer openen van de kaart verschijnen. Een plan aanpassen betekent één regel wijzigen in plaats van een pagina herschrijven, en een back-up is een bestand in plaats van een fotokopie.
Een praktische manier om van papier naar digitaal te gaan
Typ niet alles in één keer over. Begin met nieuwe patiënten en iedereen die deze maand een afspraak heeft, en laat oudere dossiers meekomen wanneer patiënten terugkeren. Bewaar het papieren archief tijdens een overgangsperiode, bepaal wie verantwoordelijk is voor back-ups en spreek één vaste manier af om behandelingen vast te leggen, zodat de gegevens vergelijkbaar blijven.
Checklist: van papier naar digitale dossiers
- Kies één systeem en één verantwoordelijk persoon
- Begin met nieuwe patiënten en de afspraken van deze maand
- Leg eerst allergieën en medische waarschuwingen vast
- Bewaar het papieren archief tot het digitale systeem betrouwbaar blijkt
- Stel een vaste back-uproutine in en test het terugzetten
- Spreek standaardnamen af voor behandelingen en diagnoses
Veelgestelde vragen
Mag ik papieren patiëntdossiers vervangen door digitale?
De regels voor het bijhouden en bewaren van dossiers verschillen per land en soms per regio. Vraag het na bij je beroepsorganisatie of de bevoegde instantie voordat je papieren originelen vernietigt, en houd rekening met bewaartermijnen.
Hoe lang duurt het om een kleine praktijk digitaal te maken?
Als je met nieuwe patiënten begint, kunnen de meeste praktijken binnen een of twee dagen aan de slag, en oudere dossiers komen geleidelijk mee als patiënten terugkomen. Alle historische dossiers overzetten is optioneel en kan maanden duren.
Wat als mijn telefoon of computer kapotgaat?
Daar zijn back-ups voor. Bewaar regelmatige back-ups buiten het apparaat, bijvoorbeeld op een computer of opslag die je zelf beheert, en test of je ze kunt terugzetten voordat je ze nodig hebt.
Probeer digitale dossiers zonder risico
DentaX is gratis voor maximaal vier patiënten, zodat je een paar echte gevallen digitaal kunt bijhouden voordat je beslist.
Meer over DentaX